La solution de console réceptionniste vous permet de gérer rapidement vos appels à travers votre poste informatique tout en y conservant une touche personnelle.
Offrez à vos opérateurs et à vos réceptionnistes des outils de routage et de distribution d’appel supérieurs et optimaux. La console de réceptionniste peut vous aider à garantir que vos équipes traitent tous les appels de manière efficace et professionnelle. La console de réceptionniste peut être associée à l’ensemble des postes téléphoniques de votre organisation.
Répondez, transférez, parquez, mettez en attente, placez des appels et plus directement de la console de réceptionniste web, qui contrôle un poste téléphonique de votre organisation.
Avant de commencer
Pour pouvoir utiliser la console, vous devez préalablement obtenir auprès de PLAN XPERT le forfait et les permissions nécessaires à son utilisation. Pour se faire, vous devez :
- Activer le forfait Console de réceptionniste
- Attribuer la permission Téléphonie – Console Réceptionniste aux utilisateurs qui se serviront de la console
Configuration de la console
La console réceptionniste est personnalisable selon vos besoins.
Pour configurer la console de réceptionniste pour votre utilisateur, vous devez paramétrer à travers le menu:
- Téléphonie | Console Réceptionniste | Paramètres
Ce formulaire vous permet de:
- Spécifier le poste téléphonique qui sera associé à la console de réceptionniste (Si vous avez plusieurs postes)
- Spécifier les postes téléphoniques à afficher dans la console
- Spécifier les postes groupés, files d’attente, postes intercom, téléconférences, parkings et groupes personnalisés à afficher
- Indiquer si vous préférez trier les postes par prénom d’utilisateur ou nom
Groupes personnalisés
Il est possible de créer des groupes personnalisés permettant de séparer logiquement un ensemble de postes téléphoniques ou utilisateurs. Cela est particulièrement pratique si vous avez plusieurs branches ou bureaux qui seront desservis par l’opérateur. Par exemple, vous pourriez avoir un groupe pour votre bureau à Montréal ainsi que votre bureau à Québec.
Pour créer des groupes, utilisez l’option du menu:
- Téléphonie | Console Réceptionniste | Groupes
Ces groupes apparaîtront dans la fiche de paramétrisation et pourront être affichés dans la console de réceptionniste.
Description de la console
Il y a 2 façons d’accéder à la console de réceptionniste:
- À travers le menu Téléphonie | Console Réceptionniste | Console
- À travers le menu utilitaire en haute à droite avec l’option Console Réceptionniste.
La console est divisée en 6 sections décrites ci-bas.
Section 1 – Outils de numérotation
Composer et appeler un numéro de téléphone.
Section 2 – Contrôle des appels en cours
Vous pouvez terminer (raccrocher), mettre en attente ou transférer les appels avec la fonction glisser-déplacer vers l’utilisateur ou le poste désiré.
Section 3 – Postes spéciaux
Cette section affiche les postes spéciaux sélectionnés par la paramétrisation. Vous pouvez transférer un appel en cours vers ces postes à l’aide de la fonction glisser-déplacer. Un indicateur visuel indique l’état du poste (disponible, occupé).
Section 4 – Groupes / recherche / filtrage
Cette zone vous permet de sélectionner le groupe personnalisé à afficher ou de filtrer le ou les utilisateurs recherchés. Cette zone vous permet aussi d’activer l’affichage compact des cartes utilisateurs.
Section 5 – Utilisateurs
La liste des utilisateurs selon le groupe est affiché. Vous pouvez y voir chaque utilisateur avec les numéros de postes associés ainsi que leur statut dans des cartes affichés par ordre alphabétique.
Sur chaque carte, on peut y voir:
- Le nom de l’utilisateur
- Les postes associés à l’utilisateur
- Une info-bulle indiquant s’il l’utilisateur a laissé une note à la réceptionniste
La couleur de la carte indique le statut de l’utilisateur:
- Vert – Indique que l’utilisateur est disponible
- Jaune – Indique qu’un poste de l’utilisateur est présentement en train de sonner et que l’utilisateur pourrait devenir non-disponible
- Rouge – Indique que l’utilisateur est présentement sur un appel ou non-disponible
Section 6 – Détails utilisateur
En cliquant sur une carte utilisateur vous pouvez faire apparaître l’information détaillée de celui-ci. Lorsque l’information détaillée est affichée, vous pouvez:
- Composer en cliquant vers le poste désiré (mode combiné, main libre)
- Accéder directement la boîte vocale de l’utilisateur pour lui laisser un message
- Visualiser les autres numéros de téléphone de l’utilisateur, par exemple son Cellulaire. La fonction Click To Call vous est aussi disponible
- Visualiser les courriels de l’utilisateur et vous servir des liens pour rédiger un courriel.
Un appel entrant en cours peut être glissé-déplacé sur n’importe qu’elle fiche utilisateur pour qu’un transfert soit effectué.